Da li znate šta je virtuelni asistent?

Iskustva poslovnih ljudi koji su postigli visoke ciljeve u svojim sferama poslovanja, jasno pokazuju koliko je važno biti organizovan i posvećen svom poslu. Da li oni znaju neku tajnu koja bi mogla da nam bude korisna? Da li su bili sami na svom putu uspeha? To su najčešće ljudi koji imaju pozitivan stav, i uglavnom uvek mogu da odvoje vreme za razgovor. Kako im to polazi za rukom? Kroz susrete i razgovore sa jednim brojem tih ljudi imala sam priliku da upoznam i njihove asistente, ili čujem da koriste usluge Virtuelnog Asistenta. 

U kojoj meri je saradnja sa Virtuelnim Asistentima podigla nivo poslovanja kod većine ovih preduzetnika? Čini se da su se svi složili oko jednog: angažman remote pomoćnika jedan je od boljih poslovnih poteza za njihov posao, i njih same. 

Šta je zapravo Virtuelni Asistent i na koji način može da pomogne?

Virtuelni Asistent ili Remote Pomoćnik je osoba koja za nas može da obavlja zadatke kako u online tako i u našem offline poslovanju. Ova osoba je poput tende koja vas i vaš posao štiti od nepogoda, predupređuje probleme i pre svega služi efikasnosti vašeg biznisa. Važno je pre svega da znamo koji su to zadaci nama bitni, a oduzimaju nam mnogo vremena i energije. Druga stvar koja nam je takođe bitna je da smo i sami prošli kroz obavljanje tih zadataka korak po korak, kako bismo mogli korektno da delegiramo asistentu i jasno iskažemo koji je cilj i svrha, kao i šta očekujemo kao rezultat. Često možemo da naiđemo na ljude koji su proaktivni i zapravo nam mogu mnogo pomoći i olakšati rad svojim idejama i predlozima, do kojih možda sami ne bismo došli ili makar ne u datom trenutku, a možda bismo takav savet platili bespotrebno vremenom ili novcem, što je najvažnije da znamo. 

Na koji način možemo da ostvarimo komunikaciju sa Virtuelnim Asistentom?

Komunikacija, delegiranje poslova, povratne informacije, isporuka završenih zadataka kao i čuvanje svih važnih dokumenata iz saradnje se obavlja putem alata i platformi na internetu.

Za komunikaciju najčešće koriste i predlažu svojim klijentima ove platforme: Zoom, Skype , Slack ili Google Meet. Sve aplikacije se jednostavno instaliraju na uređaje i isto tako koriste. Već tu možemo osetiti prve dobrobiti saradnje, jer nas, ukoliko te ne znamo, Virtuelni Asistent može obučiti kako da koristimo ove korisne alate, što nam može biti važno i kroz saradnju sa našim klijentima. Svesni smo koliko se sve okreće u pravcu online poslovanja.

Kako da delegiramo poslove, a da nam to ne oduzima vreme?

Upravo zbog vremena smo odlučili da angažujemo pomoćnika, stoga najbolje što nam Virtuelni Asistent može predložiti je neki od Projekt Menadžment alata. Najčešće su u upotrebi Trello i Asana. Ovi alati štede vreme pisanja mejlova, praćenja istih i oslobađaju nas upotrebe više alata u isto vreme, jer kroz rad u njima možemo u potpunosti iskomunicirati sve vezano za poslove. Od našeg delegiranja, kratkog opisa, određivanja satnice za kraj posla, dodavanja raznih formata materijala potrebnih za rad asistenta pa preko odgovora i isporuke poslova asistenta. Najvažnije je što je sve na jednom mestu i što je savršeno organizovano, a to nam u poslu mnogo znači i štedi vreme. Opet da napomenem ukoliko naš biznis ima više zaposlenih, i nismo koristili ove alate, ovo je takođe jedan od benefita da naučimo kako funkcionišu i kako da ih primenimo i u krugu saradnika u našem poslovanju.

Gde Virtuelni Asistent pohranjuje i čuva naše dokumente?

Najčeće se kod nas za čuvanje podataka i dokumentacije pripremljene za rad koristi Google Drive. Svaki Google nalog po automatizmu dobija i svoj besplatni memorijski prostor od 15 GB, koji je idealan za razmenu i čuvanje različitih sadržaja i formata fajlova i dokumenata. Svojim izgledom i funkcijama neki alati na G Drive-u veoma podsećaju na alate iz paketa MS Office, što nam odmah olakšava korištenje, ako se uzme u obzir da danas većinom znamo da ih koristimo.

Sistemska tehnička podrška i poznavanje alata jednako su važni kao i stručnost u administraciji

Koji su to korisni Google alati?

• Google Dokument
• Google Tabela
• Google Prezentacije
• Google Upitnici
• Google Crteži
• Google Mape
• Google Sajtovi…                                                    

Pored ponuđenih, uvek nam je dostupno upload-ovanje ili preuzimanje gotovih fajlova svih formata sa našeg uređaja na Drive, tako da ono što nam naš Virtuelni asistent završi i postavi na Drive-odmah nam je dostupno ma gde mi bili, važno je samo da imamo pristup internetu, kako bismo mogli pristupati svim fajlovima. I posao završen bez nas i mi mirni i zadovoljni i bez stresa. To nam je cilj.

Koji su to poslovi koje za nas može da obavlja osoba koja se bavi ovim zanimanjem?

• Administrativni (vođenje evidencija, priprema dokumentacije, organizacija email naloga, izrada biznis prezentacija, poslovna korespondencija…)
• Tehnička podrška (Vođenje društvenih profila, uređivanje veb sajtova, podrška na vebinarima, kreiranje newsletter sadržaja, podkast asistent, video i audio editovanje, transkripcija…)
• Kreativni (Kreiranje vizuala za profile na društvenim i poslovnim mrežama, copywriting, kreiranje dizajna za eBook, crtanje, kreiranje objava na društvenim profilima
• Marketinški (rad na strategiji i pripremi promotivnog sadržaja, kreiranje prodajnih stranica-Landing Pages)
• Istraživački (istraživanje, prikupljanje i organizacija podataka potrebnih za rad klijenta)
• Organizacioni (neki asistenti se bave samo organizacijom dnevnih, nedeljnih i mesečnih planova, kao i Event organizacijom-organizacija događaja)

 Naš biznis određuje koji tip posla je primaran kod nas i

 koji asistent bi bio odgovarajući za to.

Dogovor biznis gradi

Gde možemo da pronađemo dobrog Virtuelnog Asistenta i koji su kriterijumi za angažovanje?

Danas je lako doći do ponude Virtuelnih Asistenata. Pre svega uvek treba računati na dobru i pouzdanu preporuku, a tu su neke od stranica i mreža na kojima ih možemo kontaktirati:

• Linkedin  

• Instagram

• Facebook

• lični veb sajtovi

• Upwork

• Freelancer

• Fiverr

• PepoplePerHour

• Guru

Ono na šta svakako želimo da obratimo pažnju prilikom pronalaženja i angažovanja Virtuelnog Asistenta je navedeno u sledećih nekoliko stavki:

• Treba nam osoba od poverenja – svi smo uložili mnogo u svoj posao i želimo da ga zaštitimo na svaki način. U tome je najbitnije da se posvetimo  vremenu za upoznavanje sa tom osobom. Potrebno je da postavimo standard i znamo šta nam je najvažnije kod asistenta koji bi sa nama sarađivao. Meni je važno na koji način osoba komunicira, koliko je otvorenog uma, da li pažljivo sluša sagovornika, da li prihvata moj način rada, da li daje sugestije, koliko je spremna da uči i napreduje, i šta od znanja i veština ima da ponudi. Svakako pratim osećaj da li osoba uliva poverenje.
• Interesovanje za posao koji nudimo takođe je dobar pokazatelj koliko je neko upućen i želi da dobije tu poziciju. Važno je i da osoba razume šta se od nje očekuje, i koji je cilj tog posla i saradnje.
• Dobro je da pronađemo ili pitamo za prethodna iskustva i saradnje. Uvek možemo da dobijemo i testemonijal od klijenata sa kojima su asistenti ranije ili još uvek sarađuju. To već može dosta da olakša našu odluku da sa nekim ostvarimo ili ne ostvarimo saradnju.
• CV i propratno ili motivaciono pismo – dobro je uzeti u obzir , ali fokus zadržati na razgovoru sa potencijalnim asistentom, na njegovim odgovorima i spremnosti da razmisli o pitanjima i predlozima vezanim za posao, kao i njegovoj mogućnosti da prihvati nekoliko manjih zadataka za proveru kvaliteta rada i procenu za dalju saradnju.
• Cena rada – ovo je svakako jedan od glavnih parametara koji utiču na našu odluku. Cene sata kod nas se kreću od 3 eura do nekih 10 eura za ovaj tip posla, što svakako zavisi od znanja, iskustva i stručnosti osobe sa kojom pregovaramo. Ukoliko posao za koji želimo da unajmimo nekoga, zahteva specifično znanje, verovatno će i cena sata biti veća. Obično administrativni poslovi imaju nižu cenu rada po satu. Zatim postoji mogućnost da pregovarate o ceni paketa usluga, što je svakako dobro za obe strane, jer to obezbeđuje nama kao klijentu da imamo nekog ko će na duže staze moći da organizuje i vodi jedan deo našeg posla, dobićemo povoljniju cenu, i nekog ko će biti upoznat sa zadacima, a sa druge strane asistent na taj način dobija dugoročnije poslove i sigurnog i pouzdanog klijenta što mu je svakako cilj.

Da li meni zaista treba pomoć Virtuelnog Asistenta i koliko to može da pomogne mom biznisu?

Ukoliko i dalje nismo sigurni šta bismo mogli da delegiramo kao zadatke i  da li nam treba ovakva vrsta pomoći, moglo bi da pomogne nešto od navedenog u donošenju odluke kada je u pitanju angažovanje asistenta.

TEST

Ako se pronađete u većini sledećih konstatacija, za vas je idealna pomoć remote saradnika:

• Ne mogu da postignem sve da završim u toku dana
• Gomilaju mi se obaveze
• Osećam stres, pritisak i umor zbog obaveza koje imam ili ne završim
• Ne stižem ili ne umem da se dobro organizujem
• Neki segmenti mog poslovanja jednostavno nisu za mene, a neophodni su poslu
• Imam jasan cilj i viziju, ali me sve te tehničke i administrativne zavrzlame progutaju
• Gubim fokus zbog mnogo zadataka 
• Moj posao stagnira jer nemam dovoljno vremena da se posvetim primarnoj ideji
• Potrebna mi je pomoć, ali ne na ceo dan već po potrebi
• Želim dodatno da se edukujem kako bi moje poslovanje napredovalo, ali zbog obaveza ne mogu to da priuštim sebi
• Ne mogu trenutno da plaćam još jednog stalno zaposlenog saradnika
• Ne umem da delegiram, ali znam tačno gde imam problem u radu

Kako će nama Virtuelni Asistent da uštedi vreme ili novac?

Jednostavno je, nećemo imati fiksne mesečne troškove za njega, plaćamo samo po učinku. Organizovaće nam gomilu dokumenata, sastanaka, događaja i pripremiti i završiti rešenja potrebna za dalji rad. Obučiće nas da koristimo neke važne alate, što bismo inače morali sami da istražujemo ili platimo obuku za to. Dobićemo neka saznanja do kojih možda ne bismo sami došli, a značajna su za razvoj našeg posla. Razmišljaće u istom pravcu u kojem i sami razmišljamo kada se radi o našem biznisu i napretku. Najvažnije oslobodiće nam vreme da se posvetimo sebi. Virtuelni Asistent je osoba na koju možemo da računamo, ako želimo da neki od važnih zadataka budu završeni dok smo mi posvećeni najvišim ciljevima u poslovanju. Stoga birajmo odgovornu, proaktivnu i posvećenu osobu, i zadržimo je kada je upoznamo. Benefiti ovakve saradnje su višestruki.

(više o poslovanju posle pandemije možete pročitati ovde i ovde)

Autor: Slobodanka Bobana Mijatović